Muitas vezes quer enviar por e-mail ou partilhar num espaço on-line documentos de trabalho para colegas ou até fichas para os alunos. No entanto, ao enviar um documento em formato Word, por exemplo, deixa em aberto a hipótese de os outros alterarem o que fez.

Com o Microsoft Office 2007 é possível guardar directamente ficheiros em PDF (Portable Document Format), o qual constitui um formato comum para a partilha de documentos.

O PDF é um formato de ficheiro electrónico de esquema fixo que mantém a formatação do documento e permite a partilha de ficheiros. O formato PDF garante, quando o ficheiro é visualizado online ou impresso, a manutenção exacta do formato pretendido, garantindo também que os dados no ficheiro não podem ser facilmente alterados.

Para guardar os seus ficheiros em PDF só tem que

·         Clicar no Botão do Microsoft Office, seleccione Guardar Como e, em seguida, clique em PDF ou XPS.

 ·         Na lista Nome do Ficheiro, escreva ou seleccione um nome para o documento

 ·         Na lista Guardar com o tipo, clique em PDF

Para guardar ou exportar um ficheiro em formato PDF é necessário o suplemento Guardar como PDF. Se não encontra esta opção, então é porque ainda não foi instalada. Poderá faze-lo através do download do Suplemento para o Microsoft Office 2007: Guardar como PDF ou XPS no Centro de Transferências Microsoft.